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Muster verfahrensdokumentation kleinstunternehmen

Die Prozessdokumentation soll alles erfassen, was Sie benötigen, um Ihr Unternehmen konsistent zu machen, sei es für kurz- oder langfristige Ergebnisse. Die Dokumentation kann Sie führen, wenn die gleiche Anforderung wieder auftritt, so dass Sie das Rad nicht neu erfinden müssen. Hier sind einige Beispiele für andere Ziele, die die Prozessdokumentation erreichen kann: Schließlich ist die Prozessdokumentation der beste Weg, um die geheimen Prozesse zu erfassen, die nur ein oder zwei wichtige Mitarbeiter zu erreichen wissen. Es ist in der Regel ziemlich einfach zu sagen, wann dies geschieht. Es ist, wenn Sie Angst haben, dass der Schlüssel-Mitarbeiter die Lotterie gewinnt, unter einen Bus fällt oder einfach einen neuen Job annimmt. Hier ist ein Beispiel für einen dokumentierten Prozess, so dass Sie sehen können, wie das alles zusammenkommt: Der einzige Weg, dies zu bekämpfen, ist, einen Plan zu haben, um Ihre Prozessdokumentation zu pflegen. Und der beste Weg, dies zu tun, ist, einen Prozessbesitzer zu ernennen. Der beste Weg, eine starke Projektdokumentation zu erstellen, besteht darin, die Vorlagen von Projektmanagern (PMs) zu betrachten. Wenn Ihr PM nicht über ein Dokument verfügt, das für Sie einfach genug ist, um es zu verwenden, können Sie einfach ein eigenes Dokument erstellen. Hier sind einige andere Ideen, die Ihnen helfen, die bestmögliche Projektdokumentation zu erstellen: Leider sind es zwei verschiedene Dinge, zu wissen, was der Prozess ist, und daran festzuhalten. Verstehen Sie mich nicht falsch; Prozessdokumentation ist ein großer Schritt nach vorn für jede Organisation, die sich die Mühe macht. Was ich über viele Jahre als Prozessberater gefunden habe, ist, dass das Einbetten von Prozessdokumentation in Ihre Unternehmens-DNA eine Art Workflow-Anwendung erfordert.

Bald stellt man fest, dass sie, obwohl sie wunderschön geschriebene Prozesskarten haben, nicht mehr das darstellen, was der Prozess jetzt ist. Hier sind die Vorteile eines neuen Ansatzes bei der Einrichtung Ihrer Prozessdokumentation: Prozessdokumentation ist eindeutig nicht alle Vorteile, aber Joshua Feinberg, Digital Strategist und Mitbegründer bei SP Home Run, sagt: “Ich denke, es gibt zwei Barrieren, die Menschen daran hindern, sich die Zeit zu nehmen, ihre Prozesse zu dokumentieren: Was wir noch nicht diskutiert haben, ist die Realität der Prozessdokumentation. Viele Unternehmen spüren einen Schub zwischen dem Versuch, das Richtige zu tun, indem sie dokumentieren und versuchen, Ressourcen nicht durch Dokumentation zu verschwenden. Einige Branchen verfügen aufgrund ihrer regulatorischen Anforderungen über strenge Dokumentationsprotokolle. In der Bankenbranche wird beispielsweise die Prozessdokumentation streng kontrolliert. Derzeit beklagen Bankenexperten, dass Wirtschaftsprüfer von ihnen verlangen, nicht nur Prozesse, sondern auch Verfahren zu dokumentieren, manchmal ohne Rücksicht darauf, warum oder ob es für das Unternehmen am besten ist. Vor diesem Hintergrund sind hier die Vorteile der Prozessdokumentation: Ich habe einen Prozess implementiert, den wir in diesem Jahr begonnen haben. Es ist eine der effektivsten Strategien, die ich in mehr als einem Jahrzehnt als Geschäftsinhaber verwendet habe. Wir verwenden Programme wie Microsoft OneNote, um alle unsere Prozesse zu verwalten. Ich schreibe gerne Videos und schreibe detaillierte systematische Anweisungen für jeden Prozess. Wenn es ein einfacher Prozess ist, dann schreiben wir einfach detaillierte Anweisungen.

Wenn wir Video verwenden, laden wir das Video als nicht aufgeführtes Video auf YouTube hoch, sodass es nur Personen mit der Video-URL sehen kann. Anschließend kopieren wir die Video-URL und fügen sie Microsoft OneNote zusammen mit den schrittweisen Anweisungen hinzu. Flussdiagramme sind sequenzielle Bilder Ihrer Workflowschritte. Es gibt keine harten und schnellen Regeln für die Entwicklung von Flussdiagrammen. Basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens können Sie eine Reihe von Pfeilen oder eine formellere Symbologie verwenden, um Flussdiagramme zu erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen von Flussdiagrammen für Ihre Workflows finden Sie unter “Zeit sparen, indem Sie sich die Zeit nehmen: Workflows erstellen”. BPMN ist eine standardisierte Sprache von Symbolen für die Prozessentwicklung. Wie jede andere Sprache hat BPMN ein definiertes Vokabular und Organisationsprinzip. Die Geschichten, die BPMN erzählt, beziehen sich auf Ihre Arbeit und ihren Fluss. BPMN kann ein großer Teil ihrer Prozessdokumentation sein, wenn Sie es für die Modellierung verwenden. Weitere Informationen zu BPMN finden Sie im “Beginners Guide to Business Process Modeling and Notation (BPMN).” Die Verwendung von Microsoft OneNote eignet sich beispielsweise hervorragend, da Sie Abschnitte für verschiedene Teile Ihres Unternehmens erstellen und die Abschnitte nur für Mitarbeiter freigeben können, die Zugriff darauf haben sollten.

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